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Conditions générales des séjours

Conditions générales des séjours

Pour les missions et responsables. Complément à la « Convention d'exploitation de l'observatoire ». Mise à jour du 25/01/2019

A. ACCÈS AU PIC DE CHÂTEAURENARD

  • A.1) Aucune connaissance préalable technique ou astronomique n'est demandée, mais un engagement moral oblige quant à la bonne tenue des locaux et du matériel de l'observatoire.
  • A.2) Seuls des groupes inscrits sont autorisés à séjourner dans l'observatoire et accéder aux instruments.
  • A.3) Pour des raisons de sécurité, il est vivement conseillé d’arriver avant 15 heures. À pieds, depuis Saint-Véran, prévoir 3 à 9 heures de marche suivant conditions physiques et saison (consulter un guide ou un accompagnateur de montagne pour les missions hivernales).
  • A.4) Les horaires de circulation automobile sont strictement réglementés par la commune en juillet et août. L’accès en voiture à la route de Clausis est exceptionnellement permis aux véhicules munis d'un laissez-passer. Le nombre de véhicules est limité à trois par mission.
  • A.5) AstroQueyras n’assure aucun transport de matériel personnel ou ou de personnes.
  • A.6) La circulation automobile est interdite entre le coucher et le lever du soleil.
  • A.7) Les animaux domestiques ne sont pas admis.
B. L'OBSERVATOIRE PEUT RECEVOIR CHAQUE SEMAINE :
  • B.1) Des missions d'astronomes amateurs (groupes de personnes majeures, membres d'AstroQueyras, à jour de cotisation), voire, en juillet et août, des mineurs de plus de 16 ans révolus, accompagnés d'un représentant légal, sur accord du Comité des Programmes d'AstroQueyras.
  • B.2) Des groupes de type « stages » (à vocation astronomique),  non membres d'AstroQueyras, sous l’entière responsabilité de l'encadrant du groupe.
  • B.3) Des visiteurs d'une nuit en partenariat avec SVCD (Saint-Véran Culture Développement), selon calendrier défini conjointement.
C. OCCUPATION DE L’OBSERVATOIRE
  • C.1) En Juillet et août, sur 8 semaines définies par le Comité des Programmes, les missions disposent de 10 places. L'observatoire peut recevoir jusqu'à deux groupes indépendants ou non.
  • C.2) En septembre et octobre, les missions disposent de 19 places. L'Observatoire peut recevoir jusqu'à deux groupes indépendants de 6 à 10 personnes, voire trois groupes unis sous un même sigle (Ex : CAX1, CAX2, CAX3).
  • C.3) De Noël à fin mars (ouverture de la station de ski), les missions disposent de 10 places pour un, voire deux groupes intimement liés, de 3 personnes minimum.
    Hors de cette période, l'accès à l'observatoire peut s'avérer TRÈS périlleux. Une bonne expérience de la montagne, une EXCELLENTE condition physique et l'accord du responsable de site sont exigés. 
D. DURÉE DES MISSIONS
  • D.1) La durée opérationnelle des missions est de 7 nuits :
    - du samedi avant 15 heures au samedi matin de septembre à fin juin.
    - du dimanche avant 15 heures au dimanche matin en juillet et août.
    Bonus : en juillet et août, les missions montantes le samedi, bien que n'étant pas officiellement opérationnelles, peuvent, si elles le souhaitent, avoir accès au T50-1 (ditAstroQueyras) disponible et sur accord du responsable de site.
    Se renseigner sur les conditions de circulation en juillet et août.
  • D.2) L'adjonction d'invités déclarés est possible à la journée entre le dimanche après-midi et le samedi matin
  • D.3) La durée des stages fait l’objet d’un accord avec le Comité des Programmes.
E. DEMANDES D'OCCUPATION DE L'OBSERVATOIRE

Une fois le groupe constitué, l'organisateur, responsable du groupe, doit remplir une demande (formulaires disponibles sur le site web de l'association).

  • E.1) Types de demandes
    • E.1.a. Demandes de missions estivales: période de mi-juin à fin octobre.
    • E.1.b. Demandes de missions hivernales : période de novembre à mi-juin.
    • E.1.c. Les périodes relatives à ces demandes font l'objet d'un accord avec AstroQueyras.
    • E.1.d. Mission AstroQueyras
      Le responsable du groupe (ou responsable de mission) renseigne la demande en incluant les coordonnées des équipiers, les dates souhaitées et un court descriptif du projet.  Le choix de l'instrumentation (coupoles), s'effectue au moment de la demande, mais peut être négocié en dernier recours par le Comité des Programmes.
    • E.1.e. Stage à vocation astronomique
      L’organisateur responsable renseigne la demande, le nombre de participants, les dates souhaitées et un court descriptif du projet.
    • E.1.f. L' appel d'un groupe à un encadrement agréé, n’est ni garanti, ni considéré comme un acte bénévole. La participation aux frais de déplacement d’animateurs, d'accompagnateurs ou de responsables agréés n'est pas du ressort d'AstroQueyras.
    • E.1.g. En tant que particulier, il est possible d'effectuer une demande en vue d'intégrer un groupe incomplet (le sujet de la mission est, par principe, celui de la mission d'accueil). AstroQueyras fera alors son maximum pour y répondre.
  • E.2) Périodes de formulation des demandes, dates de traitement, rétractation, planning
    • E.2.a. D'une manière générale, les demandes doivent être formulées au moins quinze jours avant une date donnée (au tarif en vigueur au moment de la demande).
    • E.2.b. Les demandeurs (groupes ou individuels) disposent d’un délais de rétractation de 8 jours après la validation de leur mission.
    • E.2.c. Les demandes de missions estivales sont à formuler de début février au 15 mars minuit (date butoir). Le planning est alors établi après traitement de l'ensemble des demandes parvenues à cette date butoir. Les demandes postérieures sont traitées au fil de l'eau en fonction des semaines restantes disponibles.
    • E.2.d. Les demandes de missions hivernales sont à formuler de septembre au 15 octobre minuit  (date butoir). Le planning hivernal est alors établi après traitement de l'ensemble des demandes parvenues à cette date. Les demandes postérieures sont traitées au fil de l'eau en fonction des semaines restantes disponibles.
    • E.2.e. Tout ajout postérieur d'un membre à une mission déjà validée, doit faire l'objet d'une demande de mission individuelle, sauf s'il s'agit d'un remplacement.
    • E.2.f. Les demandes de stages sont à formuler :
      • à partir du mois d'avril pour la période estivale
      • à partir et du mois de novembre pour la période hivernale. Ces demandes sont traitées au fil de l'eau en fonction des semaines restantes disponibles.
        NB: les demandes sur le T62, durant les semaines prédéterminées autour de la pleine Lune (hors périodes de chantiers) peuvent bénéficier d’un préavis supérieur à 6 mois.
    • E.2.g. Le planning établi par le Comite des Programmes, validé par le Conseil d'Administration, ne peut être remis en cause par les utilisateurs. Aucune priorité n'est accordée.
F. TARIFICATION

Il s'agit d'une participation aux frais de gestion de l'Observatoire.

G. CALENDRIER DE PAIEMENT
  • G.1) Missions estivales: Le versement de la totalité du montant de la mission par son responsable, ainsi que la régularisation des adhésions sont exigibles sous 8 jours après acceptation du dossier.
  • G.2) Missions hivernales :
    • G.2.a. Le versement d'une provision de garantie correspondant à 100,00 € par personne, par son responsable de mission est exigible sous 8 jours suivants la notification d'acceptation.
    • G.2.b. Le tarif est un forfait de 7 nuits par personnes validées par  le Comité des Programmes.
    • G.2.c. La régularisation des adhésions est celle de l'année(*) du séjour.
      (*) année administrative = du 1er novembre à fin octobre de l'année suivante.
    • G.2.d. Cependant, pour des raisons de sécurité liées aux conditions météo et sur décision du responsable de site (impossibilité de monter le jour dit, évacuation prématurée de la station), ou en cas séjour prolongé, le nombre de nuits est calculé sur le forfait journalier, du jour J à 12 heures au jour J+1 à 12 heures. L'ajustement du paiement final s'effectue après le séjour.
H. RESPONSABLE
  • H.1) Le responsable de mission est le contact unique de l'ensemble des membres de son groupe auprès du Comité des Programmes et du trésorier (hors adhésions).  Il est responsable, avec ses adjoints(*), des instruments : coupole(s), télescope(s), informatique... et particulièrement de la présence journalière des accessoires associés (oculaires, bagues, filtres, etc.) qui lui sont confiés en vue d'un inventaire complet au départ de son groupe. Si ce n'est déjà le cas, il se doit, avec son équipe, de se former au rôle associatif des membres d'AstroQueyras en vue d'un agrément visant à assister voire remplacer momentanément le responsable de site.
    (*) adjoints désignés au Comité des Programmes par le responsable de mission en cas de gestion de plusieurs coupoles.
  • H.2) Le responsable de site (ou chef de station), assure la sécurité du site, prend toutes les décisions de nature à éviter tout dommage, tant matériel que corporel. Il peut notamment, selon les conditions météorologiques, limiter ou annuler des animations prévues, différer le retour d'un groupe, voire imposer un confinement à l’intérieur des locaux de l’observatoire. Son avis prédomine sur celui des autres responsables présents. En cas d'absence temporaire, il peut s'appuyer sur un des membres présents pour assurer la sécurité des biens et des personnes. Ses autres missions sont décrites dans une fiche de poste.
  • H.3) Les participants aux missions en présence se doivent :
    - de partager intelligemment l'intendance (cuisines en particulier) ;
    - de respecter les lieux de séjours (zones) qui leur sont affectés ;
    - de restituer les locaux occupés propres et prêts à recevoir de nouveaux groupes ;
    - d'assurer des visites de la station, l’après-midi, aux touristes de passage.
I. ANNULATIONS
  • I.1) Du fait d'un groupe, de l'un de ses membres, ou d'un individuel
    • I.1.a. La cotisation à AstroQueyras n'est sujette à aucun remboursement.
    • I.1.b. Aucun remboursement n'est accordé passé le délais de rétractation, hormis la force majeur(*) ou si AstroQueyras trouve un remplacement. (*) Le Conseil d'Administration statuant en dernier ressort.
    • I.1.c. Cas particulier des missions hivernales : une annulation entraîne la retenue de la provision versée, sauf si AstroQueyras trouve un remplacement ou cautionne cette annulation pour cause de mauvaises prévisions météo.
  • I.2) Du fait d'AstroQueyras
    • I.2.a. L’annulation d'un séjour du fait d'AstroQueyras, quel qu'en soit la cause, n'entraîne aucune retenue ni dédommagement, même partiel (hors assurance en cours).
    • I.2.b. Le non paiement d'un séjour en temps et en heure peut être un cas d'annulation de la part d'AstroQueyras.
  • I.3 Du fait de la météo ou de problèmes techniques
    Les mauvaises conditions météorologiques ou les problèmes techniques survenant en cours de mission ne peuvent donner lieu à remboursement ou dédommagement, même partiel.
J. ASSURANCE
  • J.1) Les membres de l'association bénéficient pendant leur séjour de la garantie de responsabilité civile d'AstroQueyras pour tout dommage corporel intervenant dans les locaux de l'Observatoire.
  • J.2) Sont exclus les vols de bijoux, d'espèces, d'effets personnels, les matériels dégradés par le public ou volés dans les locaux et plus généralement tous les objets laissés à l'extérieur des locaux de l'Observatoire.
K. RESPONSABILITÉS
  • K.1) L'association AstroQueyras ne pourrait être tenue pour responsable d'accident ou d'incident corporel, matériel ou moral entraînant un préjudice, survenu à l'extérieur des locaux de l'Observatoire. Néanmoins l'association s'efforcera de rechercher et de proposer les solutions propres à surmonter les difficultés apparues. AstroQueyras ne saurait voir sa responsabilité se substituer à celle d’un groupe pour les frais engagés lors des solutions mises en place.
  • K.2) L'association ne demande aucun certificat médical. Cependant l'altitude de 3000 mètres peut être déconseillée ou interdite à des personnes atteintes de différentes affections, particulièrement cardiaques ou respiratoires. Il est prudent de se soumettre aux tests médicaux de base.

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